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4 Lois pour gérer et optimiser son temps.

Une chose est bien certaine pour moi depuis que j’ai lancé mon entreprise, j’ai besoin d’une bonne gestion de temps. Plusieurs fois dans ma vie d’entrepreneure j’ai trouvé que 24 heures ne suffisaient plus pour une journée. Je sais, je ne suis pas la seule à avoir ce sentiment!

Avez-vous déjà entendu ces citations sur le temps dit chronos?

Si vous voulez du temps, il faut le créer

Et la citation la plus connue de toutes : Time is money! Le temps, c’est de l’argent.

Eh bien, oui, toutes ces citations sont justes et vraies. Voilà pourquoi en tant qu’entrepreneur, il est indispensable d’avoir une bonne gestion de son temps et surtout savoir comment l’optimiser afin d’être productive.

Voici donc 4 lois qui permettent de mieux gérer et d’optimiser son temps.

  1. La loi des biorythmes

Chaque individu est animé de plusieurs rythmes biologiques avec des périodes de vigilance variables au courant d’une journée.

Chacun de nous a son rythme biologique influencé par notre environnement, notre vie quotidienne, notre corps. En d’autres termes, la saison dans laquelle on est, ton horaire de travail, tu as des responsabilités familiales? Es-tu un couche-tard ou un lève-tôt ? Chacun de nous dans sa réalité développe un rythme biologique avec des périodes plus productives et d’autres périodes moins productives durant la même journée.

Il est donc recommandé, selon la loi des biorythmes, d’identifier les périodes de la journée durant lesquelles nous sommes le plus productives et de planifier les activités importantes qui demandent plus de concentration durant ces périodes de vigilance optimale.

Donc, cette loi nous recommande de gérer notre temps en tenant compte de notre rythme biologique. Il ne reste juste que chacun connaisse son rythme biologique.

  • La loi de Hofstadter ou la loi du glissement de planning

Les choses prennent toujours plus de temps que prévu.

Le temps que nous prévoyions pour faire une tâche est toujours sous-estimé. Vous organisez un évènement? Planifiez votre temps en tenant compte des imprévus, parce qu’imprévus, il y en aura!

Cette loi nous recommande d’anticiper un glissement de planning en ayant toujours un plan B afin de ne pas perdre le temps quand les imprévus surgiront.

  • La loi de Pareto ou la règle des 80/20

20% de nos activités produisent 80% de nos résultats

Il nous faut donc identifier sur la liste des choses à faire, les 20% d’actions à poser qui auront le plus d’impact sur le projet.

Les 20% sont les priorités, les essentiels sur lesquels nous devons mettre temps, énergie et argent afin d’atteindre plus vite les 80% des résultats.

Cette loi nous recommande de ne pas perdre de temps avec les superflus, les accessoires ou les tâches moins importantes qui peuvent être déléguées.

  • La loi d’Illich ou la loi du rendement décroissant

Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité décroît

Les études démontrent que la concentration optimale se situe entre 30 et 45 minutes et qu’au bout de 90 minutes l’attention diminue.

Il faut donc prendre des pauses d’environ 10 minutes toutes les 90 minutes. La méthode Pomodoro, elle, propose une pause de 5 minutes toutes les 25 minutes.

Peu importe quelle méthode vous choisissez, la loi d’Illich nous dit que travailler longtemps sans prendre de pause est contre-productif à un certain seuil. Vous prévoyez une réunion d’équipe importante? Pensez pauses!

profession: Entrepreneur

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La nétiquette, qu’est-ce donc?

La nétiquette ou l’art de bien se comporter en ligne

La nétiquette qu’est-ce donc?

Selon Wikipedia, la nétiquette est une charte qui définit les règles de conduite et de politesse recommandées sur les médias de communication mis à disposition par Internet.

En des termes plus clairs, la nétiquette est l’art du savoir-être et du savoir-vivre en ligne. En tant qu’entrepreneurs ou futur entrepreneur, nous aurons souvent à interagir en personne, par courriel ou virtuellement avec des clients, des futurs clients, avec notre équipe ou toute autre personne dans le cadre de nos activités. Cet article portera plus sur les interactions par courriels et celles virtuelles vu que je parle de nétiquette.

Il existe une règle générale en nétiquette : s’il ne faut pas le faire en personne ou en présentiel, ne le fais pas non plus sur Internet.

Bon nombre pensent qu’il n’est pas important de faire attention à nos actions en ligne ou aux mots choisis pour un courriel ou un commentaire, ou une réponse à un commentaire sur les réseaux sociaux alors que cela peut jouer professionnellement contre nous.

Donc oui! Il y a une façon professionnelle de se comporter durant un entretien en visioconférence, oui! Il y a une façon professionnelle de répondre à un commentaire sur les réseaux sociaux et il y a aussi une façon professionnelle d’écrire un courriel et ce, peu importe notre humeur.

Voici donc quelques règles de nétiquette :

 Pour toute communication écrite:

1-Ne pas écrire en majuscule

Écrire un courriel ou répondre à un commentaire sur les réseaux sociaux en écrivant en majuscule équivaut à crier et pire encore si en plus c’est écrit en gras!

2-Ne pas écrire en langage SMS ou langage abrégé

Bjr au lieu de bonjour! le langage SMS se présente plus comme un langage amical qui passe très bien entre amis ou membres d’une famille. Il est donc à proscrire dans le milieu professionnel ou le milieu des affaires.

3-Ne pas écrire des vulgarités et des insultes sur les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux, c’est comme la place publique! Il est donc professionnel de garder un langage respectueux et approprié même envers ceux qui laissent des commentaires blessants et injurieux sur nos publications. À ceux-là, il est recommandé de répondre avec courtoisie tout en gardant en tête qu’il y va aussi de notre réputation et de celle de notre entreprise. Au pire des cas, pour ne pas céder au besoin de « remettre à sa place » la personne, il vous suffira de la bannir de vos réseaux.

4- Signer toujours ses courriels

Tout courriel écrit à titre professionnel doit avoir une signature. Ce n’est pas de la responsabilité de l’expéditeur d’investiguer pour savoir de qui vient le courriel. Un courriel sans signature équivaut à un message anonyme dont l’expéditeur n’assume le contenu et cela peut démontrer un manque de professionnalisme.

5- Ne pas ajouter un membre sur votre liste d’envoi sans son consentement.

Il est désagréable et dérangeant de recevoir des infolettres pour lesquelles on ne s’est pas inscrit. Même si les informations pour se désinscrire sont ajoutées automatiquement par le serveur en bas de chaque message ; il convient toujours d’avoir l’autorisation du membre avant de l’ajouter sur votre liste d’envoi.

Pour toute communication en visioconférence :

1-Porter des vêtements appropriés

Même si c’est tentant de nous habiller d’une façon décontractée quand le travail est effectué à partir de la maison, quand vient le temps d’assister à une réunion en ligne, il est recommandé d’être habillé adéquatement pour éviter des situations qui créent un malaise. Pensons à toutes les situations malheureuses auxquelles nous assistons souvent depuis l’avènement du télétravail.

2Attendre son tour de parole

En présentiel, il faut toujours attendre son tour pour parler pour une bonne communication. Il est aussi recommandé de ne pas couper la parole à l’interlocuteur durant une visioconférence, ni même parler à quelqu’un d’autre pendant qu’une autre personne parle, par respect et pour le bon déroulement de la réunion en ligne

3-Éviter de manger durant une visioconférence

Une réunion en ligne ou un entretien en ligne, c’est comme en présentiel. C’est dérangeant et pas professionnel du tout, même le micro fermé, de manger durant une visioconférence car cela peut devenir une source de distraction pour les autres participants à la réunion.

4- Aviser en avance son absence ou son retard à une visioconférence

C’est un manque de professionnalisme que de ne pas aviser en avance de son absence ou son retard à une visioconférence. Les imprévus arrivent toujours. Indépendamment de notre volonté, il peut arriver que l’on ne soit pas capable d’assister à un entretien en ligne déjà programmé. Le bon reflexe serait donc d’aviser le plus tôt possible de notre impossibilité à assister à l’entretien.

Imaginez d’attendre en ligne quelqu’un qui ne se connectera pas! Doit-on se déconnecter? Doit-on attendre encore un peu? Afin d’éviter ce genre de situation, le mieux serait de se fixer un temps d’attente bien précis après lequel toute réunion est annulée.

5-Fermer son téléphone

Tout comme dans une réunion en présentiel, il est respectueux de fermer son téléphone cellulaire pour éviter les sonneries d’appels et les bruits des notifications qui peuvent perturber la réunion.

S’il faut retenir une chose, ça serait celle-ci : En présentiel, comme en virtuel, nos interactions doivent rester professionnelles et respectueuses. Si ça ne se fait pas en présentiel, ça ne se fait pas non plus en virtuel.

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Séparer la vie privée et la vie professionnelle sur les réseaux sociaux

Comme je l’ai mentionné dans mon article précédent,ici, il est primordial pour une entreprise et surtout une startup d’utiliser les réseaux sociaux. Comme chaque réseau a ses particularités, le choix du réseau à utiliser peut dépendre :

  • Du secteur d’activité de l’entreprise
  • Des intérêts de votre clientèle ou clientèle cible
  • De la tranche d’âge de votre clientèle
  • De vos objectifs…

Avant d’aborder le sujet du choix de réseaux sociaux et de comment les optimiser pour le bénéfice de l’ entreprise, je vais aborder le sujet du présent article :

Séparer la vie privée et la vie professionnelle sur les réseaux sociaux

La crédibilité de votre entreprise vous tient à cœur? Si oui, alors il vous faudra poser des actions concrètes en vue d’acquérir ou de protéger sa réputation entre autres la séparation de la vie privée et de la vie professionnelle sur les réseaux sociaux.

Sur un compte personnel, vous êtes libres d’aborder n’importe quel sujet, vous pouvez afficher vos opinions ou votre appartenance politique, votre religion en passant par les publications de vos photos et celles des membres de votre famille. Mais Il est très gênant voir même inapproprié que vos clients qui vous suivent sur les réseaux sociaux aient aussi un accès à toutes vos publications personnelles ou celles de vos amis et Dieu seul sait ce qu’un ami (dans un moment d’égarement) peut poster sur votre mur. La relation avec vos clients ou vos éventuels clients doit rester professionnelle, alors, créez un compte ou une page pour votre entreprise. Facebook nous donne l’opportunité de créer des pages indépendantes à partir de notre compte de départ.

Il est donc primordial si l’entreprise utilise les réseaux sociaux de créer des comptes ou des pages exclusivement dédiés à l’entreprise. Il y va de la crédibilité de votre entreprise

Anitha Kapinga

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Les réseaux sociaux sont-ils indispensables pour mon entreprise?

Définir une mission et créer une entreprise vont de pair.

— Mark Zuckerberg.


Voici quelques chiffres concernant les réseaux sociaux en 2019

Le monde compte 3,2 milliards d’utilisateurs quotidiens actifs, soit 42 % de la population mondiale. Facebook garde la première place par rapport aux autres réseaux avec 2,3 milliards d’utilisateurs mensuels actifs. Nous passons en moyenne 2 heures et 22 minutes par jour sur les réseaux sociaux.

Ces quelques chiffres nous démontrent sans aucun doute l’importance de l’utilisation des réseaux sociaux au sein des entreprises et surtout de petites entreprises par contre il est aussi très important savoir les utiliser adéquatement selon le type d’entreprise que nous gérons.

À l’aide des réseaux sociaux vous pouvez:

  • Augmenter la visibilité de votre entreprise et vous faire connaître très rapidement
  • Bâtir une communauté pour soutenir vos produits ou vos services
  • Lancer des campagnes publicitaires
  • Recruter du personnel
  • Faire une étude du marché par des sondages
  • Pénétrer de nouveaux marchés
  • Communiquer instantanément et en temps réel
  • Connaître votre clientèle et ainsi ajuster vos stratégie par rapport à celle-ci

Bien qu’il ait beaucoup d’autres avantages à utiliser les réseaux sociaux pour les entreprise, je ne citerai que ceux-ci.

Comme je l’ai mentionné plus haut, il est aussi important de savoir comment utiliser les réseaux sociaux pour votre entreprise. Je proposerai en temps et lieu sur mon blogue des formations pratiques sur l’utilisation des réseaux sociaux dans les petites entreprises.

Anitha Kapinga.

Préparer une réunion parfaite.

Vous voulez une réunion d’équipe efficace et réussie? La planification de celle-ci y sera pour beaucoup. voici quelques points à ne pas négliger:

  • L’ ordre du jour: Mentionner tous les sujets qui seront abordés. Distribuer l’ordre du jour quelques jours avant pour permettre à l’équipe de se préparer.
  • Désigner les personnes-ressources pour chaque sujet qui sera abordé. Ceci poussera l’équipe à s’impliquer en se préparant adéquatement.
  • Allouer un temps pour chaque sujet à aborder pour éviter les débordements.
  • Connaître le but de chaque sujet (informations, décisions à prendre, solutionner…)
  • Inscrire les sujets qui ont été soulevés durant la réunion et qui n’étaient pas inscrits dans l’ordre du jour. Ces sujets pourront être traités durant la prochaine réunion
  • Faire un tour de table au cas où quelqu’un aurait quelque chose à rajouter
  • Écrire un compte rendu

Une réunion efficace est celle qui permet de réunir les compétences, l’expérience et les points de vue de votre équipe pour ainsi prendre des décisions et d’apporter des solutions.

Profession: Entrepreneur

4 sites gratuits de correction de la langue française

Vous avez un document à rédiger ou juste un courriel à envoyer et ça vous stresse parce que le français ne suit pas? Ne paniquez pas, il existe des outils pour vous aider.

Voici quelques outils qui peuvent vous rendre le français écrit facile.

Malheureusement, les correcteurs ne sont pas toujours 100% fiables face aux subtilités du français. Oui, ils nous aident à corriger nos fautes d’orthographe, il faut toutefois avoir un certain niveau de connaissance de la grammaire française. En effet, cela nous permettra de corriger nous-mêmes quelques-unes de nos erreurs avant d’utiliser un correcteur.

Le meilleur correcteur (selon moi) est ANTIDOTE. Par contre, il est payant! ANTIDOTE ne fait pas seulement signaler les erreurs et les corriger mais il explique aussi la règle de grammaire en lien avec les erreurs en question. Voici le lien Antidote : correcteur, dictionnaires, guides

Alors, pas de stress!

Orthographiquement vôtre,

Profession: Entrepreneur

Positionne-toi!

Vous avez lancé votre entreprise et vous avez fixé les prix de vos produits ou services. Comment Réagir face à cette remarque «C’est trop cher! » ? La première fois que cela m’est arrivé, cela m’a perturbé mais trop longtemps. Vous voulez savoir pourquoi en peu de temps je me suis ressaisie? Parce que je savais pourquoi j’avais fixé ce prix pour mes services!

Dans mon domaine (celui d’adjointe virtuelle), quand un client cherche une adjointe, cette phrase est toujours mentionnée: Nous recherchons la perle rare! Alors pourquoi une perle rare serait-elle payée comme une débutante?

Je suis certaine que tout client veut le meilleur service ou le meilleur produit et les clients ont toujours le choix d’aller ailleurs, mais si c’est TON produit ou TES services qu’ils veulent c’est qu’il y a une raison!

«J’ai 15 ans d’expérience dans le domaine que je mettrai à votre profit et soyez assuré que je fournirai un travail de qualité». Telle était ma réponse, en d’autres termes je lui disais que je ne taxerai pas le même prix que les autres adjointes nouvellement arrivées dans le domaine. La qualité de mon travail due à mes années d’expérience est la raison de mes tarifs, ça veut aussi dire que je ne cherche à travailler qu’avec quelqu’un qui veut un service de qualité et qui est prêt à payer le prix pour cela.

Vous vendez un produit, vous savez que vous utilisez les bonnes matières, que vos produits sont naturels, qu’ils sont faits à la main, qu’ils sont faits localement, qu’ils sont de bonne qualité, que ce n’est pas de la contrefaçon, que vous avez des fournisseurs fiables…Positionnez-vous!

Vendez pour ceux qui sont prêts à payer le prix pour la qualité!

Anitha Kapinga

Le télétravail, cette nouvelle façon de travailler!

Le confinement dans plusieurs pays du monde causé par la COVID 19 a poussé plusieurs milliers de travailleurs et d’entreprises à trouver une autre façon de continuer à travailler malgré la distance, d’où le télétravail.

En quoi consiste le télétravail?

Il consiste à fournir le même travail que celui que l’on fourni à partir de notre lieu de travail mais de la maison.

Quoique certains trouvent des inconvénients à cette façon de travailler comme l’isolement et le pourcentage élevé de distraction, le télétravail continue à gagner du terrain.

Voici donc quelques plateformes utilisées:

Zoom: Bien que la plateforme ait connu quelques problèmes de sécurité, elle reste toujours parmi les plus utilisés pour les vidéoconférences entre collègues de travail, enseignants et élèves…

Google Meet: Plateforme de google, pour y avoir accès vous devez avoir un compte gmail.

FaceTime: Plateforme oeuvrant seulement dans l’écosystème Apple.

Facilis Global:Plateforme québécoise bien connue dans le secteur de la santé, Facilis compte de gros clients, comme Air Canada, et gère plus de 150 000 connexions par mois.(source: Journal de Montréal)

À noter: la plupart de ces plateformes qui fonctionnent par plans ont souvent un plan gratuit suffisant selon moi pour une petite entreprise.

Anitha Kapinga

Bien se connaître pour bien s’entourer pour mieux entreprendre.

En tant qu’entrepreneur il est important de bien se connaître, c’est-à-dire connaître ses points forts et ses points faibles, en d’autres termes être vrais face à soi-même.

«Se connaître est le début de toute sagesse» Aristote

Parce que le but premier de l’entreprenariat est la réussite, il nous faut donc mettre en place tout ce qu’il faut et tous ceux qu’il faut par y parvenir et en nous connaissant très bien, nous saurons ce qui nous manque. Voici quelques questions que nous pouvons nous poser pour bien nous connaître par rapport à un projet:

  • Quelles sont mes forces?
  • Quelles sont mes faiblesses?
  • Quelles forces, aptitudes, habilités et expérience sont nécessaires pour accomplir ce projet?
  • Ai-je tout ce qu’il faut (forces, aptitudes, habiletés et expérience) pour mener ce projet?

En répondant à ces questions, nous saurons ce qu’il nous faut et surtout qui il nous faut pour que notre entreprise réussisse. Ce qui nous amène à un autre point: savoir s’entourer!

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«L’art de la réussite consiste à s’entourer des meilleurs» JF Kennedy

En gardant toujours notre focus sur la réussite de notre entreprise, s’entourer des meilleurs est primordial, parce qu’on aura la bonne personne à la bonne place. Bien que la réussite de votre entreprise repose sur beaucoup de facteurs, savoir s’entourer des meilleurs en est un qu’il ne faut pas négliger.

Il sera donc difficile de réussir tout seul, s’entourer est indispensable car cet entourage saura répondre adéquatement aux difficultés que l’entreprise rencontrera.

Vous voulez entreprendre? Entourez-vous des meilleurs!

profession: Entrepreneur

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